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gkiwi
V2EX  ›  问与答

如何解决会议室预订的博弈问题

  •  
  •   gkiwi · 34 天前 · 1364 次点击
    这是一个创建于 34 天前的主题,其中的信息可能已经有所发展或是发生改变。

    自己公司遇到的问题,拿来聊聊。

    在有限的会议室里面(其实无法评估供给是否真的足够,可能合理搭配是足够的,可能不足够。目前按我自己的经验,已经是勉强够使用的)

    最初公司会议室系统可以预订很长一段时间(比如两三周后的),大家似乎都不紧张会议室。

    但是随着会议越来越多,会议室管理的团队可以制定规范了。

    比如有些会议室只能当天预订,有些可以提前预订,有些需要发邮件,有些在 8 点开始可以预订,有些在 10 点开始预订,有些能定一个小时,有些能定半小时会议室。

    我发现规则越多,大家的会议室紧缺感越强烈。

    排除写脚本抢会议室这种操作,单从管理、建议、规范之类的,大家有什么好的建议么?

    25 条回复    2021-01-24 14:10:15 +08:00
    lights
        1
    lights   34 天前
    不负责任的瞎建议:
    - 计算出一个 `会议室数量 = f(公司人数)` 的函数,然后加会议室
    - 大会议室( 10 人)数量少要预定,小会议室( 4 人)数量给够,但不需要预定
    - 甚至可以去楼下喝咖啡开会呀,不一定要在公司里面开会
    kop1989
        2
    kop1989   34 天前
    以下针对你的既定需求(“比如有些会议室只能当天预订,有些可以提前预订,有些需要发邮件,有些在 8 点开始可以预订,有些在 10 点开始预订,有些能定一个小时,有些能定半小时会议室”)提的意见:

    1 、统一口径。即统一在一个地方操作预约。如果会议室有等级区别,可以搞分别审批。“有些需要发邮件”这是个什么申请条件?都会议室管理系统了,发邮件做什么?

    2 、统一预订间隔。尽量不搞“有些当天预订、有些提前预订”。如果想达到类似效果可以加大部分会议室无故取消预订的惩罚力度,来杜绝无责“占坑”。

    3 、统一会议室时间。比如“半小时”为一节,那么就抽象为了“有的会议室可定一节,有的会议室可定两节”。这样就可以方便管理。
    gkiwi
        3
    gkiwi   34 天前
    @lights
    有各种大小的会议室,因为现状大家存在紧缺感,导致看到能定的,不按实际需求,能定就定。。
    westoy
        4
    westoy   34 天前
    配额 + 竞标 /抽签
    lights
        5
    lights   34 天前
    @gkiwi #3
    我的意思是,大会议室资源少,就限制要预定、预约才能使用,可以做一些简单的要求,比如基于人数(小会议室毕竟装不下那么多人嘛)

    小会议室资源多,就是纯抢占式的,来了就能用,没有人在里面的就能用,不存在预约和抢占式预约一说,但前提是数量要给够
    lights
        6
    lights   34 天前
    @gkiwi #3 有紧缺感还是会议室不够用呗,导致能定就定的恶行预定,本质还是会议室不够
    假定会议室有一百间,能人手一个,谁还搞这个啊
    gkiwi
        7
    gkiwi   34 天前
    @kop1989 #2

    1. 有统一的预订平台。发邮件的比如视频会议室 /培训会议室,这些需要邮件申请增大难度。。
    2. 定了取消无惩罚措施,但是定了不签到 /不去(有红外监控),会有惩罚措施
    3. 之前都是一个小时作为基础单位的,现在部分会议室开始执行半小时了
    11ssss
        8
    11ssss   34 天前
    这样看来,我上一家公司 500+人,共用貌似十三间会议室的使用方式没有出现过让人焦虑的问题。讲一下我们使用规则吧
    1.完全的手工作坊式预定会议室,每间会议室有自己的名字《星球大战》,etc. 门上有一张表格是本周的会议室预定单
    2.每个团队需要使用时,提前填写对应的日期 /时间格及使用团队名。
    3.大家都会自觉遵守一个预定潜规则:不允许一下订一天或者几天的霸占会议室。(个人觉得除了接待,一般超过两个小时的会议多半会开始胡扯)
    4.取消会议及时划掉记录。
    5.也有经常会有其他团队过来调换会议室的问题,时间地点都有可能。
    gkiwi
        9
    gkiwi   34 天前
    @lights #5 肯定给不够,不做约定的结果就是会有人一天都待在里面。目前发现有人定了单个会议室做自己一个人在里面做好久。。
    gkiwi
        10
    gkiwi   34 天前
    @lights #6 要是无限会议室我还讨论啥。。
    Madkill
        11
    Madkill   34 天前
    5 分钟没人,系统自动释放
    lights
        12
    lights   34 天前
    @gkiwi #9
    在会议室里坐好久除开是那种有需要与别人远程语音、视频会议需要有个环境外,其他的情况不是会议室的问题啊,是公司本身的问题,不要抓着会议室不放啊😂
    gkiwi
        13
    gkiwi   34 天前
    @11ssss #8 我们这边会议室大都不是按团队使用(除了周会啥的),一般按 topic,经常会出现跨团队的情况,然后就是 topic owner 提前定会议室
    gkiwi
        14
    gkiwi   34 天前
    @Madkill #11 目前有这个规范( 15 分钟)。但是问题是,我要 7 点开会,开会人数十几人,我也不可能干等 15 分钟,来等待一个未知数。
    gkiwi
        15
    gkiwi   34 天前
    @lights #12 我也很奇怪,因为同样的大楼,其他几个楼会议室看起来都不太紧张,导致我们偶尔会跑去其他楼开会,这就很麻烦了。
    11ssss
        16
    11ssss   34 天前
    @gkiwi 我们也是公共的,感觉你们主要问题是霸占会议室啊。还是人的原因,我们走敏捷,拉会算比较多了,但是都完全够用
    gkiwi
        17
    gkiwi   34 天前
    @11ssss #16 是的,主要是慢慢搞稀缺了,现在大家节奏上来了,整天都在抢会议室
    juded
        18
    juded   34 天前   ❤️ 1
    我司规则很简单,先到先得,同时会议室费用定的奇高,成本会 charge 到各个项目 /部门里,年终绩效挂钩。大家预定时时间会很谨慎,不用时取消也很及时。
    wq2016
        19
    wq2016   34 天前
    企业微信,会议室预约,+审批流程。需要的私我,fix1992
    BeautifulSoap
        20
    BeautifulSoap   34 天前
    使用会议室大部分时间是为了特定项目,然后现在会议室是 lz 公司的稀缺资源,既然是稀缺资源必定需要用机制进行分配(你看任何问题都能归结到分配问题上)


    结局方法之一:

    因为使用会议室基本上都是为了对应项目而开会,那么解决办法也很简单:

    那么结局会议室不无偿提供使用,想要使用会议室,就需要根据使用的时间,使用对应项目的预算来支付会议室的使用费

    所谓你项目总是占用会议室,那就多付出点成本。对公司来说这钱只是在内部流转总量不变。但是对项目来说过度使用会议室会导致项目预算变少
    datocp
        21
    datocp   34 天前 via Android
    钉钉也有会议室,没什么复杂讲究先来后到具体的哪天哪个时段。。。还要怎么规定。。。
    连会议室都要抢。。。
    shareSK
        22
    shareSK   34 天前
    会议室嘛,直接进后台预定管理系统,把某个会议室给强制下线呗。转成部门会议室就完事。
    lloovve
        23
    lloovve   34 天前 via iPhone
    会议券,或者会议点,积分,可以兑换时长,可以交易
    genesislive
        24
    genesislive   34 天前 via iPhone
    按时收费
    gkiwi
        25
    gkiwi   31 天前
    积分 /钱 确实是个思路,这样应该能避免无效会议室使用。

    不过我也在想一个问题,类似圣人模式,大家都克制自己的需求,只在必要的时候使用。
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